Der Umfang eines Onboarding-Prozesses unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Alle Onboarding-Prozesse haben jedoch gemeinsam, dass sich diese in drei Phasen einteilen: Die Preboardingphase, die Orientierungsphase und die Integrationsphase.
Preboarding-Phase: Das Preboarding startet mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und dauert bis zum ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters an. In der Preboarding-Phase ist es Aufgabe des Arbeitgebers dem Arbeitnehmer eine erste Orientierung zu geben und ihn mit allen notwendigen Informationen zu versorgen, die einen unkomplizierten Arbeitseinstieg möglich machen. Der Arbeitgeber erstellt dazu einen Einarbeitungsplan, informiert über wichtige Ansprechpartner im Unternehmen und macht den neuen Mitarbeiter mit dem Leitbild sowie der Unternehmenskultur vertraut. Darüber hinaus dient diese Phase dazu, dem neuen Mitarbeiter wichtige Abstimmungstermine für die ersten Arbeitswochen einzustellen. Weiterhin ist es Aufgabe des Arbeitgebers den Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters vorzubereiten, Arbeitsmittel wie z.B. notwendige Softwareprogramme, zur Verfügung zu stellen und Zugänge sowie Berechtigungen einrichten zu lassen. Darüber hinaus sollte der Vorgesetzte die Abteilung über den Arbeitsstart des neuen Mitarbeiters rechtzeitig zu informieren. Arbeitnehmer haben in dieser Phase des Onboarding-Prozesses die Chance, offene Fragen zu klären und die vom neuen Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Informationen zum Unternehmen aufmerksam zu lesen und zu verinnerlichen.
Orientierungsphase: Die Orientierungsphase startet mit dem ersten Arbeitstag des neuen Arbeitnehmers und kann bis zu drei Monate andauern. In dieser Phase ist es Ziel des Arbeitgebers, das neue Teammitglied mit seinen Tätigkeiten sowie den Arbeitsabläufen im Unternehmen vertraut zu machen und in das soziale Umfeld einzugliedern. Im Laufe der ersten Arbeitswoche lernt der neue Mitarbeiter in der Regel alle seine Kollegen kennen, mit denen er zukünftig zusammenarbeitet. Einige Unternehmen stellen Neuzugängen zudem Paten zur Verfügung. Sie dienen als direkte Bezugspersonen, die die neuen Mitarbeiter in den ersten Monaten betreuen, begleiten und ihnen aufkommende Fragen beantworten. Darüber hinaus bekommt der neue Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz zugewiesen und erhält alle wichtigen Online-Zugänge, Passwörter sowie EDV-Einweisungen um sich einrichten zu können. Darauf folgen erste Gespräche mit Vorgesetzten, die den neuen Mitarbeiter in die Arbeitsabläufe des Unternehmens einweisen und in denen gegenseitige Erwartungen und Zielvorstellungen geklärt werden. Schließlich liegt es am Mitarbeiter selbst, sich mit dem Leistungsspektrum des Unternehmens sowie der Branche vertraut zu machen.
Integrationsphase: Die Integrationsphase ist die dritte und letzte Phase des Onboarding-Prozesses und hat zum Ziel, die Mitarbeiter vollends in das Unternehmen und das Team zu integrieren. Dies kann in großen Unternehmen durch Einführungsveranstaltungen, Workshops oder Informationstage geschehen. Einige Unternehmen greifen auch auf regelmäßige Teamevents zurück, um es neuen Kollegen zu erleichtern, einen Zugang zu ihren Teammitgliedern zu bekommen. Darüber hinaus steht in dieser Phase die Wissensvermittlung durch Vorgesetzte und Teamkollegen an oberster Stelle. Regelmäßige Einarbeitungstermine und Fortbildungsprogramme sollen neuen Kollegen relevantes Wissen vermitteln und die eigenständige Mitarbeit an Projekten ermöglichen. Diese Phase dauert in der Regel bis zum sechsten Monat nach Einstellung an. Einige Unternehmen halten diese Phase aber auch kürzer oder verlängern sie.
